Auch in Polen ist die GmbH (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oder kurz: sp. z o. o.) eine populäre Rechtsform für  wirtschaftliche Betätigung. Wie in Deutschland ist die Haftung der Gesellschafter auf Ihren Geschäftsanteil beschränkt. 

Die polnische GmbH wird auch gerne als Vehikel bei ausländischen Investitionen in Polen verwendet, insbesondere wenn eine gemeinschaftliche wirtschaftliche Betätigung mit polnischen Partnern aufgenommen werden soll.

Auch in Polen wird die GmbH durch die Mitglieder der Geschäftsführung vertreten, welche nicht aus dem Gesellschafterkreis stammen müssen. Gesellschafter sind – sofern nicht zu Geschäftsführern oder Prokuristen bestellt – nicht befugt, die Firma zu vertreten oder deren Geschäfte zu führen.

Wie kontrolliert nun ein Gesellschafter, der mangels Geschäftsführerstellung keinen Einblick in die Finanzen der Gesellschaft hat, das Tun der Geschäftsführung?

I. Kontrolle durch die Gesellschafterversammlung der polnischen GmbH

Wie auch in Deutschland, nehmen die Gesellschafter Ihre Rechte in der Gesellschafterversammlung war.

Nach Art. 231 des polnischen Gesetzbuches über die Handelsgesellschaften [„HGGB“] muss die Geschäftsführung nach Ablauf einen Geschäftsjahrs die Bilanz und den Geschäftsführungsbericht erstellen und spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres eine ordentliche Gesellschafterversammlung einberufen, in welcher die Finanzunterlagen der Gesellschaft geprüft und über deren Bestätigung abgestimmt werden muss. Die bestätigten Finanzunterlagen sind dann von dem Vorstand bei dem zuständigen Handelsregistergericht einzureichen.

Zudem hat die Gesellschafterversammlung über die Entlastung der Geschäftsführung abzustimmen.

II. Kontrolle durch einzelne Gesellschafter

1. Grundsatz

Nach Art. 212 HGGB ist jeder Gesellschafter einer polnischen GmbH zur laufenden Kontrolle der Geschäfte der Gesellschaft berechtigt. Er darf jeder Zeit persönlich oder durch einen Bevollmächtigten Einblick in die Unterlagen. Er kann sich für seine Zwecke eine Zwischenbilanz fertigen und von der Geschäftsführung Stellungnahmen verlangen.

2. Durchsetzung der Kontrollrechte  einzelner Gesellschafter

Es kommt  in der Praxis durchaus vor, dass die Geschäftsführung – zumeist einem Minderheitsgesellschafter – den Einblick in die Buchführung der Gesellschaft verweigert. 

„Einfallstor“ ist dabei Art. 212 § 2 HGGB, wonach die Geschäftsführung die Einsichtnahme in die Buchführung und sonstigen Gesellschaftsunterlagen verweigern darf, falls Grund zu der Befürchtung besteht, dass der Gesellschafter sein erlangtes Wissen zum Schaden der Gesellschaft verwendet.  

Diese Vorschrift ist sehr unbestimmt, und mancher Mehrheitsgesellschafter – welcher naturgemäß auch die Geschäftsführung kontrolliert -  stellt leicht seine Interessen mit denen der Gesellschaft gleich, und hat dann schnell „Befürchtungen“, wenn andere Gesellschafter erfahren, was in der Gesellschaft vor sich geht. 

(1) Gesellschafter, welche mehr als 10% des Stammkapitals vertreten

Im Weigerungsfall können Gesellschafter, die allein oder zusammen mindestens 10 % des Stammkapitals vertreten, bei dem Registergericht beantragen, dass dieses nach Anhörung der Geschäftsführung einen Wirtschaftsprüfer bestimmt, welcher die Buchführung und die Geschäftstätigkeit der polnischen GmbH prüft (Art. 223 HGGB). 

Die Organe der Gesellschaft (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Revisionskommission) müssen diesem Wirtschaftsprüfer Einblick in die Bücher und die Geschäftsunterlagen der Gesellschaft gewähren, sämtliche Auskünfte zu erteilen, und ihm die Erstellung einer Aufstellung der Aktiva und Passiva zu ermöglichen (Art. 224 HGB).

Das Registergericht übersendet den fertigen Prüfungsbericht an den/die antragstellenden Gesellschafter sowie an Vorstand und (soweit vorhanden) Aufsichtsrat sowie Revisionskommission der Gesellschaft (Art. 225 HGGB).

Die Kosten des Wirtschaftsprüferberichts trägt/tragen dabei der/die beantragende Gesellschafter. Stellt der Bericht erhebliche Unstimmigkeiten oder Rechtsverletzungen fest, kann der Gesellschafter von der Gesellschaft die Kostenerstattung verlangen. 

(2) Gesellschafter mit weniger als 10% des Stammkapitals

Eine andere Möglichkeit, welche auch Gesellschaftern mit weniger als 10% des Stammkapitals zusteht, besteht nach Art. 212 Absätze 3 und 4 HGGB. 

Danach kann jeder Gesellschafter einer polnischen GmbH im Falle der Ablehnung einer Bucheinsicht durch die Geschäftsführung eine Entscheidung durch Gesellschafterbeschluss verlangen. Der Beschluss muss innerhalb eines Monats ab Einreichung des entsprechenden Verlangens gefasst werden.

Ist dieser Beschluss ablehnend oder wird dieser nicht gefasst, kann der Gesellschafter innerhalb von sieben Tagen nach Zustellung des Beschlusses oder – bei Unterbleiben des Beschlusses – innerhalb von 7 Tagen nach Ablauf der Monatsfrist zur Beschlussfassung, bei dem Registergericht beantragen, dass das Gericht den Vorstand der Gesellschaft verpflichtet, dem Gesellschafter Einsicht in die Buchführung und die Geschäftsunterlagen zu gewähren und diesem Auskünfte zu erteilen. 

In diesem Falle kann der Gesellschafter also die Bücher und Geschäftsunterlagen selber prüfen.